Formalités lors du recrutement

Au moment du recrutement, vous devez, en tant qu'employeur, remplir une série de formalités. Ces formalités sont les suivantes :

Adhésion à l'Office national de sécurité sociale

En tant que chef d'entreprise, vous devez tout d'abord solliciter une inscription en cette qualité auprès de l'Office national de sécurité sociale (ONSS). Lorsque vous recrutez un collaborateur, vous devez introduire une déclaration immédiate de l’emploi (DIMONA) auprès de l’ONSS. Il s'agit d'une procédure obligatoire pour tous les employeurs, tous secteurs confondus. Cette déclaration doit être faite par voie électronique.

À travers cette déclaration, vous informez l’ONSS du recrutement ou du départ d'un travailleur de votre entreprise.

Chaque travailleur reçoit un code Dimona personnel permettant aux organismes de sécurité sociale d’être informés en temps réel de l'identité et de la relation de travail entre l’employeur et le travailleur. Grâce à ce système, ces renseignements ne doivent être communiqués qu'une seule fois.

Ces formalités sont gratuites si vous les effectuez personnellement. Si vous optez en revanche pour l'intervention d'un guichet d'entreprise ou d'un secrétariat social, ce service deviendra payant. D'autres intermédiaires peuvent également vous aider contre une rémunération (agences spécialisées, organisations d'employeurs, etc.).

N'introduire aucune déclaration immédiate de l'emploi revient à un emploi « au noir ».

Affiliation à la caisse d'allocations familiales

Dès que vous recrutez un collaborateur, vous devez vous affilier à une caisse d'allocations familiales (matière régionalisée depuis la 6° réforme de l'état).

Vous disposez d'un délai de 90 jours à partir du recrutement pour ce faire. Vous disposez d'un libre choix avant cette échéance. Si vous dépassez le délai, vous serez affilié d’office à l'Agence Fédérale des Allocations familiales (FAMIFED).

Cette affiliation donne notamment droit aux allocations postnatales, aux allocations familiales et aux primes d’adoption. L’affiliation s’étend sur une période minimale de 4 ans. En cas d'affiliation d’office, vous le serez au moins jusqu'à la fin de l'exercice de service suivant l'année de votre affiliation.

Affiliation à un service de médecine du travail

L'affiliation à un service de médecine du travail est obligatoire pour tout employeur, même lorsque les travailleurs de ce dernier ne sont pas soumis à l'obligation de passer un examen médical ou de se faire vacciner.

Si vous employez moins de 50 travailleurs, vous pouvez opter pour un service médical interne à l’entreprise. Celui-ci doit effectuer toutes les tâches qui lui sont attribuées légalement. Si vous employez plus de 50 travailleurs, vous avez l’obligation de vous affilier auprès d’un service médical inter-entreprises.

Pour obtenir de plus amples informations, vous pouvez vous adresser à :

Administration de la médecine et de l’hygiène au travail
Rue Belliard 53
1040 Bruxelles
Tél. 02/233.46.46 (Nl) ou 02/233.46.53 (FR)

Affiliation à une caisse de vacances annuelles 

En tant qu’employeur, vous devez également vous affilier auprès d’une caisse de vacances annuelles. Cette caisse est responsable du paiement du pécule de vacances. Le montant de ce pécule dépend de la rémunération que le travailleur a perçue au cours de l'année qui précède l'année des vacances à prendre. On peut partir du principe que le montant de quatre semaines de vacances payées correspond à la rémunération perçue pour huit semaines de travail.
Ce montant doit en principe être payé au moment des vacances principales du travailleur et au plus tôt le premier jour ouvrable du mois de mai de l'année des vacances.

Certains secteurs, tels que l'industrie alimentaire, la construction, etc. ont leur propre caisse de vacances annuelles. Une liste des caisses de vacances peut être consultée à cette adresse.

Si votre secteur ne dispose pas de sa caisse spécifique, vous devez vous affilier auprès de la Office national des vacances annuelles.

Si votre entreprise ne compte que des employés, cette affiliation n'est pas obligatoire, étant donné que l'employeur verse directement le pécule de vacances au travailleur. En effet, le principe de solidarité en matière de financement du pécule de vacances n'existe pas ici.
Plus d'infos sont disponibles sur le site de la sécurité sociale.

Adhésion à un bureau de perception des impôts

En tant qu'employeur, vous avez l'obligation de prélever le précompte professionnel à la source, c’est-à-dire sur la rémunération brute de vos travailleurs. Ce précompte fait office d’avance sur l'impôt définitif à la charge des travailleurs. En cas d'évaluation correcte et si le travailleur n'a pas d'autres sources de revenus, le précompte correspond à l'impôt effectivement dû.

Contactez le bureau de perception des impôts directs dont vous dépendez pour connaître le bureau où vous devez verser le précompte professionnel retenu. La compétence territoriale du bureau de perception du précompte professionnel diffère en fonction du statut de la personne (physique ou morale), de la situation géographique du siège social et de l'activité principale de la société.

La déclaration et le paiement du précompte professionnel s'effectuent en principe au plus tard le 15e jour du mois suivant le paiement ou l'attribution de la rémunération. Dans certains cas, comme dans celui de nouveaux débiteurs au cours de leur première année, une déclaration trimestrielle suffit.

Vous pouvez obtenir davantage d'informations de l'Administration centrale des contributions directes

Conclusion d’une assurance accidents de travail

Indépendamment de la durée de prestation des travailleurs, vous avez l'obligation de vous assurer contre les accidents de travail. L'employeur est en effet responsable de tout accident survenant sur le trajet domicile-travail-domicile et sur le lieu de travail lui-même. L'assurance doit être contractée auprès d'une compagnie d'assurances officiellement agréée.

À défaut, vous serez affilié d'office au Fonds des accidents du travail.

Ceci ne signifie toutefois pas que vous êtes dispensé de votre obligation de contracter une assurance de ce type. En cas d'accident de travail, le fonds se chargera d'indemniser la victime, mais en définitive, ces sommes seront portées à votre charge. En outre, en tant qu’employeur, vous devrez payer une amende administrative, dont le montant dépend du nombre de travailleurs non assurés et de la période d'absence de couverture.

En tant qu'employeur, vous avez l'obligation de faire état de tout accident conduisant à l'application de la loi sur les accidents de travail auprès de votre compagnie d'assurances où vous avez assuré ce risque et ce, dans un délai de 10 jours ouvrables à compter du jour suivant celui de l'accident.

Mise à jour 20/07/2016

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