21/11/2016

L’utilisation de l’e-Box : bientôt obligatoire pour les entreprises !

L’utilisation de l’e-Box : bientôt obligatoire pour les entreprises !

L’ONSS veut mettre l’accent sur la numérisation de son flux de documents en recourant de plus en plus à l’utilisation de l’e-Box comme moyen de communication avec les entreprises. L’utilisation de l’e-Box sera plus que probablement rendue obligatoire à partir du 1 janvier 2017.

Dans le cadre de la généralisation de l’utilisation de la contrainte par l’ONSS, il a été décidé que toute communication de l’ONSS avec l’entreprise devait obligatoirement avoir lieu via l’e-Box.  La date d’entrée en vigueur de cette décision doit encore être fixée par arrêté royal.

Utilisation obligatoire de l’e-Box

L’e-Box est la boîte aux lettres électronique sécurisée via laquelle l’ONSS communique avec les entreprises.  Elle est actuellement déjà utilisée par l’ONSS pour l’envoi de nombreux documents (par exemple, l’aperçu annuel des mesures pour l’emploi).  Mais si l’entreprise n’a pas activé son e-Box, l’ONSS continue d’envoyer les documents nécessaires par la poste.

Étant donné toutefois que la généralisation de l’utilisation de la contrainte à partir du 1er janvier 2017 aura un impact énorme sur la relation de l’ONSS avec les entreprises, le gouvernement a d’ores et déjà décidé de rendre l’utilisation de l’e-Box obligatoire, de façon à ce que la communication entre l’ONSS et l’entreprise puisse passer par un canal clairement réglementé.  Le projet de loi prévoit donc qu’à partir d'une date à déterminer par le gouvernement, toute communication de la part des institutions de sécurité sociale à une entreprise ou à un mandataire ou curateur devra être faite via cette boîte aux lettres électronique sécurisée.

Date d’entrée en vigueur

La date à laquelle l’utilisation de l’e-Box deviendra obligatoire doit encore être déterminée par arrêté royal, et le projet de loi prévoit qu’à cet égard, différentes dates pourront être fixées par institution de sécurité sociale et/ou par type de communication.

Étant donné que la généralisation de la contrainte deviendra effective à partir du 1er janvier 2017, il nous paraît toutefois probable que l’utilisation de l’e-Box sera rendue obligatoire à partir de cette même date pour les communications en la matière.

Vous n’avez pas encore activé votre e-Box ?

Actuellement, seule une bonne moitié des employeurs utilisent l’e-Box. L’exposé des motifs du projet de loi prévoit dès lors que l’ONSS continuera, durant une période de transition, à envoyer certains documents en format papier aux employeurs qui n’ont pas encore activé leur e-Box. Ces derniers recevront alors également une invitation à activer leur e-Box sans tarder.

Notre conseil : soyez proactif et activez votre e-Box avant que son utilisation ne devienne obligatoire.  Vous aurez ainsi tout le temps de vous familiariser avec son fonctionnement.  Vous trouvez toutes les informations concernant l’e-Box pour entreprises, y compris un manuel d’utilisation, sur les pages portail de l'e-Box.

Auteur/Organisation: 
Securex

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