Quels frais sont des frais professionnels? Comment les déduire?

En tant qu’indépendant ou société, vous payez des impôts sur vos revenus professionnels nets. Afin de déterminer votre revenu professionnel net, toutes les dépenses professionnelles doivent être déduites de votre revenu brut. Il est donc essentiel de savoir précisément quelles dépenses sont considérées comme frais professionnels, et dans quelle mesure ceux-ci sont déductibles. Certains frais sont intégralement déductibles tandis que d’autres ne le sont qu’en partie. Dans le cas des sociétés, toutes les dépenses sont par définition considérées comme frais professionnels.

Les frais professionnels réels

Pour qu’une dépense soit considérée comme professionnelle, celle-ci doit satisfaire à quatre conditions :

  1. Elle doit être en rapport avec votre activité professionnelle. Les dépenses privées sont par conséquent exclues. Les frais mixtes ne sont pris en compte qu’à concurrence de leur partie professionnelle.

  2. La légitimité et le montant des frais professionnels doivent être prouvés avec force probante.

  3. Les dépenses doivent avoir été effectivement consenties au cours de l’exercice d’imposition de vos revenus ou avoir le caractère d’une dette certaine et liquide. Le montant de cette dette est comptabilisé en fin d’exercice.

  4. Les frais professionnels doivent être consentis afin d’enrichir ou conserver les revenus imposables.

Exemples de frais professionnels entièrement déductibles :

  • Frais de logement de votre activité indépendante. Les intérêts hypothécaires, le loyer, le chauffage, etc. sont déductibles s’ils sont indispensables dans le cadre de l’exercice de votre activité. Pour les bâtiments à caractère mixte, on détermine un prorata entre la quote-part professionnelle et la quote-part privée. Ce prorata s'applique à l'ensemble des frais afférents au logement.

  • Téléphone

  • Frais de port

  • Equipements et le matériel de bureau

  • Cotisations sociales

  • Pension libre complémentaire

  • Assurance revenu garanti

Preuve

Tous les frais professionnels doivent en principe être prouvés.

Exemples de preuves : factures, quittances, notes, accusés de réception ou autres documents TVA, récépissés de l'administration fiscale, et tout autre document visé par une disposition fiscale.

Pour certaines dépenses, il n'est pas habituel de demander ou de recevoir des attestations, notamment en ce qui concerne les frais de représentation, les produits d'entretien destinés aux locaux affectés à l'activité professionnelle, les petits frais de bureau, les frais de voyage et de congrès à l'étranger et certains frais relatifs à l'utilisation mixte d'une voiture (essence, car-wash). Il faut convaincre le contrôleur que ces dépenses ont bien été effectuées. Vous pouvez utiliser à cet effet tous les moyens de preuve (témoins, présomptions de fait).

Forfait légal

Si vous exercez une profession libérale, vous pouvez aussi opter pour une déduction des frais forfaitaires (pas possible pour les personnes exerçant une activité de type commercial, industriel ou agricole). Les frais sont calculés sur la base de certains pourcentages. Ces pourcentages sont appliqués sur le revenu brut, diminué des cotisations sociales. Si vous choisissez ce système, vous ne devez plus prouver vos frais réels.

Mise à jour 06/03/2017

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